Kenntnisprüfung Apotheker: Betriebswirtschaft und Apothekenführung

Die Passivseite zeigt die Mittelherkunft — woher das Kapital stammt, mit dem das Vermögen der Aktivseite finanziert ist. Sie gliedert sich nach § 266 HGB in Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzungsposten. Das Eigenkapital ist bei der Einzelapotheke ein Konto, das sich jährlich um Gewinn, Einlagen und Entnahmen verändert. Rückstellungen sind Schulden, deren Höhe oder Fälligkeit noch ungewiss ist — Gewerbesteuer, ausstehender Urlaub, Prozessrisiken, Retaxationen. Verbindlichkeiten sind bezifferte Schulden: Bankdarlehen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gegenüber dem Großhandel, Steuern, Sozialversicherung.

Ihr Gegenstück, die Aktivseite, zeigt die Mittelverwendung: Anlagevermögen — Einrichtung, Kommissionierer, Fahrzeug, der bei einem Kauf entgeltlich erworbene Geschäftswert — und Umlaufvermögen — Warenlager, Forderungen ans Rechenzentrum, Bank, Kasse. Beide Seiten sind immer gleich hoch. Die Eigenkapitalquote — Eigenkapital durch Bilanzsumme — liegt bei gesunden Apotheken über 30 Prozent; bei frisch gekauften Apotheken ist sie oft niedrig, weil der Kaufpreis fremdfinanziert wurde. Ein negatives Eigenkapital heißt bilanzielle Überschuldung.

Das ist eine Privatentnahme. Der Buchungssatz lautet Privat an Bank 5.000 Euro. Auf der Aktivseite sinkt das Bankguthaben, auf der Passivseite sinkt das Eigenkapital, weil das Privatkonto ein Unterkonto des Eigenkapitals ist. Die Bilanz wird um 5.000 Euro kürzer — eine Bilanzverkürzung. Die GuV bleibt unberührt: Eine Entnahme ist keine Betriebsausgabe, sie mindert weder den Gewinn noch die Steuer. Der Gewinn wird gerade dadurch ermittelt, dass Entnahmen hinzugerechnet und Einlagen abgezogen werden.

Deshalb wird die Entnahme steuerlich nicht als „Gehalt“ behandelt — der Inhaber einer Einzelapotheke kann sich kein Gehalt zahlen, er versteuert den gesamten Gewinn in der Einkommensteuer, unabhängig davon, wie viel er entnimmt. Für die Liquiditätsplanung ist das die häufigste Falle: Der Gewinn steht auf dem Papier, das Geld ist entnommen, und die Einkommensteuer-Vorauszahlung kommt trotzdem. Faustregel: Entnahmen nur bis etwa 60 Prozent des laufenden Gewinns, den Rest für Steuer und Tilgung stehen lassen.

Vorliegen müssen die Betriebserlaubnis und die Approbationsurkunde der Leitung, das Qualitätsmanagementsystem nach § 2a ApBetrO mit seinen Verfahrensanweisungen, die Gefährdungsbeurteilung mit Betriebsanweisungen, das Gefahrstoffverzeichnis, der Hygieneplan, die Dienstpläne und die Nachweise der Mitarbeiterunterweisungen. Aushängen müssen die Öffnungszeiten, der Notdienstplan mit den dienstbereiten Apotheken, ein Hinweis auf die Preisangabenverordnung bei Freiwahlware, das Jugendarbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz bei Beschäftigung entsprechender Personen, und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz.

Dazu gehören die laufenden Bücher: das Rezepturbuch und Herstellungsprotokolle, das BtM-Buch oder die BtM-Kartei, die Prüfdokumentation der Ausgangsstoffe, das Temperaturprotokoll der Kühlschränke, die Nachweise der Rückrufe, die Dokumentation der Abgabe von Chemikalien und das Medizinproduktebuch für Blutdruckmessgeräte und Waagen. Für den Versand ein Impressum mit dem EU-Logo. Für das Personal die Aushänge zur Mutterschutz-Regelung, sobald eine Schwangere beschäftigt ist.